Conditions générales d'utilisation

1. Objet et acceptation

Les présentes conditions générales d'utilisation (les « CGU ») fixent les règles d'accès et d'utilisation du service en ligne COMPTEXPRESS (le « Service »), logiciel de comptabilité assistée édité par VLT GRAPHIQUE, SASU au capital de 1 000 €, 66 avenue des Champs-Élysées, 75008 Paris, RCS Paris 109 020 008 (l'« Éditeur »).

Elles s'appliquent à toute personne qui crée un Compte ou utilise le Service (l'« Utilisateur »). Elles sont acceptées par une case à cocher lors de la création du Compte. Les conditions de l'abonnement (prix, durée, résiliation, responsabilité, restitution des données) figurent dans les conditions générales de vente (les « CGV »), qui prévalent sur les CGU en cas de contradiction. Les termes en majuscules non définis ici ont le sens que leur donnent les CGV.

2. Accès au Service

• Le Service est réservé aux professionnels agissant pour les besoins de leur activité, et aux personnes majeures habilitées par eux.
• La création d'un Compte requiert une adresse e-mail valide, un mot de passe d'au moins 8 caractères et la confirmation de l'adresse e-mail. L'Utilisateur fournit des informations exactes et les tient à jour. Il est vivement recommandé d'utiliser un mot de passe d'au moins 12 caractères, unique et non réutilisé ailleurs.
• L'accès nécessite un appareil connecté et un navigateur récent ; les frais de connexion restent à la charge de l'Utilisateur.

3. Sécurité du Compte

• Les identifiants sont personnels et confidentiels. Toute action réalisée depuis le Compte (validation d'écritures, connexion bancaire, export) est réputée faite par l'Utilisateur, sauf preuve d'un usage frauduleux signalé sans délai.
• L'Utilisateur se déconnecte des appareils partagés et protège l'appareil qu'il utilise : la session est conservée dans le navigateur.
• L'Utilisateur signale immédiatement à contact@vltgraphique.fr toute perte, vol ou utilisation non autorisée de ses identifiants ou de ses clés bancaires ; il régénère alors sa clé d'accès chez Qonto (article 6).
• Utilisateurs habilités par l'Abonné : l'Abonné répond des actes de toute personne à laquelle il ouvre un accès et révoque sans délai l'accès de celle qui n'est plus habilitée, dans les conditions de l'article 15 bis des CGV. Toute action réalisée depuis un accès ouvert par l'Abonné lui est imputable, y compris le branchement et la révocation de l'accès bancaire.

4. Nature du Service : un outil de préparation

Le Service aide l'entreprise à collecter ses pièces, pré-classer ses opérations, préparer ses écritures et ses déclarations, contrôler la cohérence de ses données et collaborer avec son cabinet. Il ne remplace ni l'expert-comptable, ni l'avocat, ni le gestionnaire de paie.

• Pas d'expertise comptable : l'Éditeur ne tient pas, ne révise pas et ne présente pas les comptes de l'entreprise (ordonnance n° 45-2138 du 19 septembre 1945). C'est l'entreprise qui tient sa comptabilité à l'aide du Service, sous sa responsabilité, le cas échéant avec son cabinet.
• Pas de conseil juridique ou fiscal personnalisé : les modèles d'actes, les analyses, les simulations et les explications fournis sont des informations générales et des aides à la décision, et non une consultation juridique au sens de l'article 54 de la loi n° 71-1130 du 31 décembre 1971.
• Aucun dépôt ni télétransmission : le Service ne dépose aucune déclaration fiscale ou sociale, ne transmet aucune DSN et n'effectue aucune formalité. La déclaration de TVA préparée, le FEC, les états et les projets d'actes sont vérifiés, puis déposés ou signés par l'entreprise ou son cabinet.
• Validation : une écriture n'est figée dans le journal qu'après une action de validation de l'Utilisateur ou, dans une Société où l'abonné a souscrit et activé l'Option Pilote automatique, par cette Option dans les limites que l'Utilisateur habilité a fixées (article 5.7 des CGV). En dehors de cette Option, le Service ne valide rien seul. Une fois figée, une écriture ne peut plus être modifiée ni supprimée ; une erreur se corrige par une contre-passation.

Le détail de ce que chaque module produit, et de ce qu'il ne produit pas, figure à l'article 12 des CGV ; la liste des fonctions ouvertes et de celles qui ne le sont pas encore figure à l'article 5.2 des CGV. Certains modules sont signalés dans le Service comme « en préparation », « aperçu » ou « spécimen » : leurs sorties ne doivent pas être utilisées en l'état.

5. Utilisation autorisée

L'Utilisateur utilise le Service conformément à sa destination et à la loi. Il est notamment interdit :

• d'enregistrer des écritures fictives ou inexactes, de dissimuler des opérations ou de produire des pièces fausses, ces faits étant susceptibles de sanctions fiscales et pénales (notamment article 1743 du Code général des impôts) ;
• de porter atteinte à la sécurité ou à l'intégrité du Service : tentative d'accès aux données d'une autre société ou d'un autre abonné, test d'intrusion non autorisé, injection de code, contournement des limites techniques ;
• d'extraire le contenu du Service de manière automatisée, de le revendre ou d'en proposer l'accès à des tiers non autorisés ;
• de décompiler ou de reproduire le logiciel, hors des cas autorisés par l'article L. 122-6-1 du Code de la propriété intellectuelle ;
• de téléverser des contenus illicites, des logiciels malveillants, ou des données personnelles sensibles qui ne sont pas nécessaires à la comptabilité (données de santé, pièces d'identité, etc.).

Numéro de sécurité sociale (NIR). À la date d'effet des présentes, l'Option Paie et DSN n'est pas ouverte : aucun numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques n'est traité dans le Service, et l'Utilisateur ne doit pas en téléverser. Le jour où cette Option sera ouverte, le NIR ne sera traité que pour les finalités autorisées par l'article 30 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le décret n° 2019-341 du 19 avril 2019 (établissement de la paie et des déclarations sociales) ; il sera alors chiffré au repos au moyen d'une clé dédiée et n'apparaîtra sur aucun export autre que les déclarations sociales.

6. Connexion bancaire

L'Utilisateur peut relier le compte Qonto d'une Société en renseignant l'identifiant et la clé secrète d'API qu'il génère lui-même dans son espace Qonto. Ce faisant, il déclare être habilité à donner cet accès pour la Société concernée.

• La clé est vérifiée par un appel de lecture, puis stockée chiffrée ; elle n'est jamais réaffichée ni renvoyée au navigateur.
• Le Service l'utilise pour lire les informations du compte et les opérations, et pour joindre un justificatif à une opération lorsque la pièce correspond à un paiement identifié. Le Service n'initie aucun paiement ni virement et n'a accès à aucun fonds.
• L'Utilisateur peut révoquer l'accès à tout moment en régénérant sa clé dans son espace Qonto, ce qui coupe immédiatement la synchronisation.
• Qonto est le prestataire de l'Utilisateur : la disponibilité et l'exactitude des données bancaires relèvent de ses conditions.

7. Justificatifs et lecture automatique

L'Utilisateur peut photographier ou téléverser ses factures et tickets. Le fichier est lu par une fonction d'intelligence artificielle (article 8), qui en extrait le fournisseur, la date, le numéro, les montants et une catégorie ; le justificatif est enregistré dans l'espace de la Société et, lorsqu'un paiement correspondant est identifié sans ambiguïté, joint à cette opération dans Qonto. En cas de doute, le Service demande à l'Utilisateur de choisir.

La lecture automatique est limitée à 10 lectures par jour et par Société, pour des fichiers de 4 Mo au plus ; au-delà, la saisie manuelle reste disponible (article 5.4 des CGV). L'Utilisateur peut aussi ranger ses pièces dans le coffre à justificatifs de la Société, les y retrouver, les consulter, les télécharger et les exporter ; une pièce qu'il retire du coffre est supprimée définitivement.

L'Utilisateur vérifie les informations extraites et le rattachement avant de valider les écritures correspondantes. Il reste tenu de conserver ses pièces justificatives dans les conditions de l'article 16 des CGV.

Collecte des factures reçues par courrier électronique

Lorsque la Société a souscrit l'Option Pilote automatique (article 5.7 des CGV), un Utilisateur ayant le rôle de dirigeant ou d'administrateur de la Société peut activer, depuis l'écran « Collecte des factures », la collecte des justificatifs que la Société reçoit par courrier électronique, selon l'un des deux modes suivants ou les deux :

• Adresse de dépôt : le Service attribue à la Société une adresse propre, de la forme « factures+code@ » sur le domaine du Service, que l'Utilisateur communique à ses fournisseurs ou vers laquelle il fait suivre ses factures. Les messages qui y sont adressés sont reçus dans une boîte de collecte de l'Éditeur, hébergée par OVH en France, et y sont supprimés 30 jours après leur traitement. Un message que le Service n'a pas pu traiter (message de plus de 60 Mo, échec répété du traitement, suivi interrompu par une renumérotation de la boîte) est conservé, sans être lu par une personne, pour de nouveaux essais automatiques, puis supprimé au plus tard 60 jours après sa réception ; la Société concernée en est informée dans l'écran de la collecte. Un message dont l'adresse ne porte pas un code valide n'est rattaché à aucune Société ni enregistré dans le Service, et il est supprimé de la boîte de collecte au plus tard 7 jours après sa réception.
• Boîte de la Société : l'Utilisateur indique le serveur de messagerie, l'identifiant et un mot de passe — de préférence un mot de passe d'application créé pour cet usage — d'une boîte aux lettres de la Société, ainsi qu'un seul dossier à relever. Il déclare être habilité à donner cet accès pour la Société. L'Utilisateur désigne de préférence une boîte ou un dossier réservé à la réception des factures. Il ne désigne pas un dossier contenant des correspondances privées et, s'il désigne la boîte nominative d'un salarié ou d'un autre utilisateur, il l'en informe préalablement (article L. 1222-4 du Code du travail) ; il peut limiter la collecte à certains expéditeurs. Le Service s'y connecte en lecture seule, par une connexion chiffrée, et n'y envoie, ne déplace, ne marque ni ne supprime aucun message ; la première relève remonte aux messages des 30 derniers jours. Le mot de passe est conservé chiffré, propre à la Société, et n'est jamais réaffiché ; l'identifiant de connexion et l'adresse du serveur sont conservés avec le réglage de la Société tant que la boîte est branchée, seuls les derniers caractères de l'identifiant étant affichés ; au débranchement de la boîte ou à la fin de l'Option, ils sont effacés avec le mot de passe, et seule une trace de l'action, portant les derniers caractères de l'identifiant, demeure au journal d'audit de la Société.

L'Utilisateur peut limiter la collecte à certains expéditeurs (adresses ou domaines) ; à défaut, tout expéditeur est admis. Le Service n'extrait des messages que leurs pièces jointes (PDF ou images, 10 Mo au plus par pièce, 20 pièces au plus par message ; les images de moins de 15 Ko et celles insérées dans le texte du message sont ignorées). Il n'enregistre pas le corps des messages, sauf dans le cas suivant : lorsqu'un message ne comporte aucune pièce jointe admise, son texte est examiné automatiquement, par des règles sans intelligence artificielle, et, s'il porte les mentions HT, TVA, TTC et un numéro de TVA intracommunautaire français (par exemple une confirmation de commande), il est converti en un fichier PDF reprenant l'adresse de l'expéditeur, l'objet, la date de réception et le texte du message ; ce fichier est traité comme une pièce jointe s'il porte le numéro de TVA de la Société, et il est effacé aussitôt, sans lecture automatique, dans le cas contraire. Cet examen du texte des messages sans pièce jointe est activé par défaut pour l'adresse de dépôt et désactivé par défaut pour la boîte de la Société ; l'Utilisateur habilité peut l'activer ou le désactiver pour chaque mode dans l'écran de la collecte. Un texte examiné qui ne remplit pas ces conditions n'est ni conservé ni journalisé. Avec chaque pièce, le Service conserve l'adresse de l'expéditeur, la date de réception, un identifiant technique du message, le nom, le type, la taille et l'empreinte du fichier, ainsi que le résultat de son traitement. Chaque pièce est enregistrée dans l'espace de la Société et suit le même traitement qu'un justificatif téléversé : lecture automatique (article 8), enregistrement, rattachement au paiement correspondant, classement selon la fiche du fournisseur, sinon file « À traiter ». Une pièce que la lecture automatique désigne comme n'étant pas un justificatif d'achat (devis, relance, publicité…), qu'elle ne parvient pas à lire, ou qui paraît réglée avec un moyen de paiement qui n'est pas celui de la Société (par exemple une dépense avancée par le dirigeant) n'est pas enregistrée en comptabilité : elle est placée dans la liste « Pièces écartées » de l'écran de la collecte, où l'Utilisateur peut la consulter, la télécharger ou la réintégrer pendant 30 jours ; à l'issue de ce délai, le fichier et ses métadonnées sont effacés. Seule une pièce refusée au contrôle technique (type réel du fichier, taille, empreinte) est effacée aussitôt. La lecture automatique pouvant se tromper, l'Utilisateur consulte régulièrement cette liste, qui figure aussi au compte rendu de chaque relève. La collecte est limitée à 100 pièces lues par mois et par Société ; au-delà, les pièces sont gardées sans être lues et lues en priorité le mois suivant, dont elles entament les 100 pièces, l'Utilisateur pouvant aussi les saisir lui-même sans attendre (article 5.4 des CGV). Le compte rendu de chaque relève et les dernières pièces reçues sont affichés dans l'écran de la collecte. La collecte est active dès que l'Éditeur l'a mise en service, ce que cet écran indique.

Révocation. L'Utilisateur habilité peut à tout moment, depuis l'écran de la collecte : la suspendre (plus aucune pièce n'entre : l'adresse de dépôt refuse et la boîte n'est plus relevée) ; régénérer l'adresse de dépôt (l'ancienne est aussitôt révoquée et ce qui y arrive ensuite est rejeté) ; débrancher la boîte de la Société (son identifiant, l'adresse du serveur et son mot de passe sont alors effacés du Service — il lui appartient de révoquer aussi, auprès de sa messagerie, le mot de passe d'application qu'il avait créé). Chacune de ces actions est enregistrée au journal d'audit. À la fin de l'Option (résiliation ou expiration), la collecte s'arrête et l'identifiant, l'adresse du serveur et le mot de passe de la boîte sont effacés automatiquement, ce qui est tracé au journal d'audit. Les pièces déjà collectées, lues ou non, restent dans l'espace de la Société.

8. Fonctions d'intelligence artificielle

Trois fonctions du Service reposent sur un système d'intelligence artificielle (règlement (UE) 2024/1689, article 50), opéré par Google (API Gemini) : la lecture automatique des justificatifs, l'analyse de contrat et la proposition de compte assistée de l'onglet « À traiter », appelée seulement quand les règles comptables du Service ne reconnaissent pas l'opération. Le Pilote automatique et les règles apprises ne reposent pas sur l'intelligence artificielle. Leur fonctionnement est détaillé sur la page Transparence sur l'intelligence artificielle.

• Les résultats (montants, taux, catégories, comptes proposés, synthèses, points de vigilance) sont générés automatiquement et peuvent être inexacts, incomplets ou obsolètes. L'Utilisateur les vérifie avant toute validation ou décision.
• Ces fonctions ne sont appelées que lorsque l'Utilisateur les déclenche, sauf dans deux cas où la lecture automatique des justificatifs a lieu sans nouvelle action de sa part, une fois la fonction activée : la collecte des factures reçues par courrier électronique (article 7), où chaque pièce collectée est lue automatiquement ; et, avec l'Option Pilote automatique, les justificatifs déposés directement dans la banque de la Société (Qonto), que le Pilote lit lui-même. Pour une pièce collectée, la lecture peut aussi conduire à l'écarter (pièce qui n'est pas une facture d'achat, ou qui paraît réglée avec un moyen de paiement qui n'est pas celui de la Société, moyen de paiement lu sur la pièce par l'IA) : elle est alors placée dans la liste « Pièces écartées », d'où l'Utilisateur peut la réintégrer pendant 30 jours (article 7). Le fichier ou le texte concerné est transmis au prestataire, qui ne l'utilise pas pour entraîner ses modèles (voir la politique de confidentialité).
• Marquage des contenus produits par l'IA. Le rapport d'analyse de contrat et les comptes issus de la proposition de compte assistée sont signalés à l'écran comme générés par un système d'intelligence artificielle, et la réponse du Service porte cette information sous une forme lisible par machine (article 50, paragraphe 2, du règlement (UE) 2024/1689). Un compte proposé par l'IA n'est appliqué qu'après confirmation de l'Utilisateur. La lecture automatique d'un justificatif constitue une fonction d'assistance qui ne modifie pas substantiellement le document transmis ni sa signification : elle n'est pas soumise à cette obligation de marquage, et les données extraites sont présentées comme des propositions à vérifier.
• L'analyse de contrat est une aide à la relecture ; elle ne constitue pas un avis juridique et ne remplace pas la consultation d'un avocat. Elle est limitée à 20 analyses par jour et par Compte. La proposition de compte assistée est limitée à 30 demandes par jour et par Société, la lecture automatique à 10 lectures par jour et par Société. Au-delà, le Service l'indique et le compteur repart le lendemain. Les lectures faites par le Pilote automatique sur les justificatifs déposés dans la banque ne sont pas décomptées de ces 10 lectures : elles sont limitées à 20 par passage, pour des fichiers de 10 Mo au plus. Les pièces collectées par courrier électronique relèvent de leur propre limite, 100 pièces lues par mois et par Société (article 7). Aucun dépassement ne déclenche de facturation (article 5.4 des CGV).
• L'Utilisateur qui emploie ces fonctions dans son activité agit en qualité de déployeur au sens du règlement sur l'IA ; s'il rediffuse au public un contenu généré, il lui appartient d'en signaler l'origine artificielle lorsque la réglementation l'exige.

9. Transmission du dossier au cabinet

Le Service réunit un dossier destiné au cabinet de l'Utilisateur (FEC, journaux, états, justificatifs). L'Utilisateur peut le télécharger au moyen des exports décrits à l'article 18 des CGV et le transmettre par ses propres moyens, ou l'envoyer depuis l'application dans les conditions de l'article 12.7 des CGV :

• l'envoi est actif dès que l'Éditeur a mis en service l'adresse d'expédition dédiée du Service ; tant que ce n'est pas le cas, l'écran l'indique et rien n'est envoyé ;
• le message part au nom de la Société ; la réponse du cabinet est dirigée vers l'adresse du Compte de l'Utilisateur ;
• le seul destinataire possible est le cabinet enregistré pour la Société dans « Ma société » ; une copie peut être adressée à la seule adresse du Compte de l'Utilisateur ;
• 10 pièces au plus par envoi, 4 Mo de pièces jointes au total, les autres pièces et celles du coffre étant transmises par liens de téléchargement valables 7 jours ; les copies des pièces jointes conservées pour ces liens sont supprimées automatiquement 8 jours après l'envoi ; 5 envois par heure et 20 par jour pour une Société ;
• l'envoi est réservé aux Utilisateurs ayant un rôle d'écriture dans la Société, et chaque envoi est enregistré (destinataire, nombre de pièces, date).

Le cabinet comptable (le « Cabinet ») est un destinataire choisi par l'Utilisateur : il traite les pièces reçues sous sa propre responsabilité et selon sa lettre de mission. L'Éditeur ne garantit ni la réception, ni la lecture, ni le traitement du dossier par le Cabinet.

Le prestataire d'acheminement des envois est indiqué dans la politique de confidentialité et à l'annexe 3 du DPA. L'Utilisateur vérifie l'adresse du cabinet et les pièces avant chaque envoi.

10. Propriété intellectuelle

Le Service (logiciel, code, interface, textes, modèles d'actes et de contrats, règles de classement, marques et identité visuelle) appartient à l'Éditeur ou à ses concédants. L'Éditeur concède à l'Utilisateur, pendant la durée de l'abonnement, un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non transférable du Service, pour les besoins de son activité.

Les Données de l'Abonné (écritures, justificatifs, fichiers, documents générés) lui appartiennent. Il concède à l'Éditeur le seul droit de les héberger, de les reproduire et de les traiter techniquement dans la mesure nécessaire à la fourniture du Service. Les projets d'actes et de contrats générés à partir des modèles peuvent être librement utilisés par l'Abonné pour ses propres besoins.

11. Données personnelles

Les traitements de données personnelles sont décrits dans la politique de confidentialité. Pour les données traitées pour le compte de l'entreprise (opérations bancaires, justificatifs, clients, fournisseurs, salariés, contacts du Cabinet), l'Abonné est responsable de traitement et l'Éditeur son sous-traitant, dans les conditions de l'accord de sous-traitance (DPA).

12. Disponibilité, suspension et fermeture du Compte

La disponibilité du Service, la maintenance et le support sont régis par les articles 13 et 14 des CGV.

En cas de manquement aux CGU, l'Éditeur peut suspendre l'accès après une mise en demeure par e-mail restée sans effet pendant 15 jours, ou sans délai en cas d'usage illicite manifeste ou de risque pour la sécurité du Service ou des autres abonnés. L'Utilisateur est informé du motif. La fermeture définitive du Compte ouvre la phase de restitution des données prévue à l'article 18 des CGV.

L'Utilisateur peut demander la fermeture de son Compte à tout moment à contact@vltgraphique.fr, après avoir exporté ses écritures, son FEC et ses justificatifs.

13. Services et liens tiers

Le Service renvoie vers des services tiers (Qonto, impots.gouv.fr, guichet unique des formalités, Légifrance). L'Éditeur n'en contrôle pas le contenu et n'en garantit ni l'exactitude ni la disponibilité.

Analyseur immobilier — outil de l'Éditeur, et non d'un tiers. L'outil d'analyse immobilière accessible depuis le Service n'est pas un service tiers : il est édité par VLT GRAPHIQUE et constitue une fonction du service FACTURECO, comprise sans supplément de prix dans l'abonnement à ce service. Depuis COMPTEXPRESS, il est mis à disposition par simple renvoi vers cette fonction : il ne fait pas partie du périmètre de l'article 5.2 des CGV, il n'est pas facturé au titre de COMPTEXPRESS, et l'Éditeur peut le faire évoluer ou en fermer l'accès depuis COMPTEXPRESS sans que l'abonnement COMPTEXPRESS s'en trouve modifié.

Cet outil repose sur des données publiques (demandes de valeurs foncières et référentiels géographiques publiés sur data.gouv.fr et geo.api.gouv.fr) et sur des calculs déterministes : il ne met en œuvre aucun système d'intelligence artificielle. Ses résultats sont des estimations indicatives, dépendantes de la fraîcheur et de l'exhaustivité des données publiques ; ils ne constituent ni une expertise immobilière, ni un conseil en investissement, ni une recommandation d'achat ou de vente, et l'Utilisateur les vérifie avant toute décision.

14. Modification des CGU

L'Éditeur peut faire évoluer les CGU. Chaque version porte un numéro et une date d'effet. Toute modification substantielle est notifiée par e-mail au moins 30 jours avant son entrée en vigueur ; l'Utilisateur qui la refuse peut résilier son abonnement sans frais avant cette date, dans les conditions des CGV.

15. Droit applicable et contact

Les CGU sont soumises au droit français. Les règles de règlement des différends et de compétence juridictionnelle sont celles de l'article 28 des CGV.

Contact : contact@vltgraphique.fr.